Ventas y patrocinio en nuestro hobby

Investigando sobre eventos relevantes en la última década he descubierto que muchos de los eventos importantes están organizadas por empresas o cuentan con un importante apoyo privado, o lo que es lo mismo, patrocinadores.
Lo de profesionalizar el Larp y el rol en vivo, a día de hoy en España no es viable, así que ni le voy a dar más vueltas.
Lo que quiero comentar es el patrocinio y las ventas para Larp y softcombat en este país, cómo funciona y qué ideas se me ocurren.

Cómo estamos?
En general la mayoría de eventos en España se organizan desde asociaciones sin animo de lucro. Estas asociaciones cobran una inscripción para cubrir los costes del evento y los gastos de organización del mismo, y a veces también cobran algo por su trabajo (me parece justo que se cobre siempre por el trabajo de uno).
Y cómo encajan las empresas del sector en todo eso? Es una buena pregunta porque prácticamente no tienen presencia. En general en los últimos años algunas empresas han empezado a comercializar productos para Larp, pero en general sólo como tienda para el cliente final.
No conozco ninguna empresa dedicada a la venta o distribución de artículos para Larp y Rev que además participe activamente en la organización de eventos. Sí conozco empresas que han seguido el camino inverso, como el caso de Efeyl tienda, que comenzó organizando eventos de gran envergadura y al final sólo se conserva el departamento dedicado a la venta de productos para Rev/Larp.
En cuanto a patrocinio, los casos que más se dan y que conozco son los siguientes:

• Descuentos a los participantes del evento patrocinado: es una buena medida pero no siempre es fácil de controlar la repercusión que tiene el patrocinio, ya que hay que acreditar de algún modo que vamos a participar en el evento en cuestión para recibir el descuento. Además, si la tienda no tiene los artículos que necesitamos para el personaje o facción, el patrocinio no nos resulta útil como jugadores, y poco útil como organizadores. Al patrocinador apenas le supone coste alguno, pero la repercusión publicitaria suele ser escasa.
• Soporte de premios para torneos: esto se hace cuando en el evento se van a realizar torneos y se quiere dar algún premio a los ganadores. Funciona mejor, ya que la organización del torneo/evento siempre suele asegurarse de que los participantes conozcan al patrocinador, y suelen responder al soporte de premios con publicidad previa al evento en carteles, web...

También quiero mencionar que las tiendas de Rev/Larp que tenemos en España no suelen tener mucho stock, salvo las que fabrican sus propios productos. Si a esto añadimos que los portes no suelen ser muy baratos y que las condiciones de compra a fabricantes no son muy buenas, nos encontramos con precios finales altos que hacen a nuestras tiendas poco competitivas (salvo alguna excepción).

Este es un listado de tiendas nacionales e internacionales que ha elaborado el grupo de Facebook Mercadillo de rol en vivo:
https://www.facebook.com/groups/390635471004615/doc/396234530444709/

También debo apuntar que son pocas las tiendas que se plantean el negocio realmente en serio. No les culpo, dada la baja rentabilidad y el alto coste de montar cualquier negocio en este país. Pero bueno, hay que ganarse la vida, y un negocio no esta pensado para perder dinero, por mucho que te guste.

El paradigma Dragonbane
Aunque parezco un poco pesimista os voy a hablar del paradigma Dragonbane. Lo denomino así porque este evento tuvo un presupuesto cercano al millón de euros, que se cubrió principalmente con patrocinadores privados.
En este evento hubo patrocinadores privados y públicos. El proyecto se planteó muy bien desde el principio y se ejecutó también muy bien. Cada patrocinador aportó lo que mejor podía, ya fuera dinero, materiales, bienes de equipo, herramientas... De este modo se construyó un poblado y un dragón mecánico. Este evento habría sido impensable sin patrocinadores privados, pero tampoco es representativo de la situación que nos atañe, sino que podríamos calificarlo como caso único.
Cubrir el 100% de los gastos de un evento con patrocinio privado puede parecer algo idílico, pero tened en cuenta que también os arriesgáis a perder el control del evento o su sentido debido a todos estos patrocinadores.

Algunas ideas
En estos casi 15 años organizando actividades y 9 trabajando de comercial, he aprendido unas cuantas cosas del trato con patrocinadores y las ventas, y me gustaría exponer algunas ideas sobre estos temas.
En general fallan las formas de articular los patrocinios y de controlar la repercusión que ha tenido entre los jugadores. Esto último es importante porque el patrocinio es un gasto en publicidad, y si no hay una mejora en las ventas, entonces ese gasto no sirve y habrá que replantearse la política de patrocinio.
Se me ocurren varias formas de patrocinio y la forma de controlar la repercusión entre los jugadores, que es el objetivo de un patrocinio.

• Descuentos para los participantes del evento patrocinado: una forma bastante extendida, consiste en asignar un descuento a los participantes en el evento que vamos a patrocinar. La mejor forma de hacerlo es mediante un código promocional que la organización entrega a los participantes a medida que van inscribiéndose, suponiendo que disponemos de tienda online. Alternativamente se puede hacer facilitando un listado de inscritos.
• Descuento en la inscripcion al evento: Esta es una propuesta que ha lanzado este año la tienda online de Tupj.es. consiste en utilizar un porcentaje de tu compra para pagar parte de la inscripción de alguno de los eventos que patrocinan. El porcentaje aumenta cuanto mayor sea el importe de la compra (escalado). Al tener que indicar el evento que se va a pagar, y el nombre del comprador para el envío, se puede hacer un buen seguimiento del patrocinio y su repercusión. Podéis leer la promoción completa aquí.
• Vale descuento para la proxima compra: es una idea bastante sencilla. Al hacer una compra, con el material enviamos un vale con un código promocional que se podrá utilizar en la siguiente compra. Esto es muy fácil de controlar y nos permite incentivar al cliente a que siga comprando en nuestra tienda, de entre las distintas en las que pueda hacerlo. Es una herramienta de fidelización muy sencilla de aplicar y con un coste relativamente reducido.
• Stand de venta: este es el sistema más directo de venta y promoción. Todos conocemos eventos en los que hay mercaderes y falsos puestos comerciales. ¿No sería más interesante plantear a alguna tienda o empresa que asistiera a tu evento y que pusiera un stand de venta sin coste alguno (sólo alojamiento y comidas, si las hay)? En la mayoría de los sitios, poner un stand de venta tiene un coste en dinero, material y/o actividades; como no sabemos que tal funcionarán las ventas es conveniente que a la tienda no le cueste nada poner el stand, y que a cambio ejerzan de Pnj's. Si la cosa funciona bien, en la siguiente edición podremos negociar algún tipo de pago en material o dinero. Por parte de la tienda, esto nos permitiría llegar directamente al cliente final, saber que opina de nuestros productos y precios, ahorramos al cliente los portes, es más fácil vender si el cliente prueba y toca el producto, y además nos damos a conocer (publicidad). Creo que la tienda Armiferum lo hace, y en eventos como Drachenfest o Bicolline es algo muy normal.
• Packs prediseñados: esto funciona muy bien con los jugadores principiantes y en lugares donde el Larp está bien asentado. Esta idea se refiere a realizar packs de artículos en torno a un concepto. Por ejemplo se pueden preparar packs según la profesión, de aventurero o guardia, de forma sencilla: una capa, cinturón, portaespada y espada para el primero, y tabardo en lugar de capa para el segundo. Se ofrecen a precio asequible (10-20% de descuento sobre el precio global) y suelen venderse bien. La segunda opción se refiere a las distintas facciones que se organizan dentro de cada evento. En este caso se puede ofrecer el pack de la guardia del conde a todos aquellos interesados en participar en dicha facción en el evento en cuestión. Esto si es una forma de patrocinio, ya que implica trabajar más estrechamente con la organización del evento, quien deberá informar de la existencia de estos packs a sus jugadores. Este tipo de ventas las hace muy bien Mytholon.
• Soporte de premios: otra de las políticas más sencillas de llevar a cabo y con mas tradición. En este caso, el patrocinio se ejercería aportando uno o varios artículos como premio para algún sorteo o torneo. Esto es lo más fácil de hacer pero es difícil de cuantificar que efecto tiene en las ventas y en la publicidad. Quizá se debería incluir una breve encuesta en la tramitación de pedidos en la que se preguntase como se ha conocido la tienda o páginas web. Para las organizaciones es muy cómodo que te envíen cosas para premios o sorteo, quedas muy bien con los participantes. Como aspecto negativo algunos patrocinadores aprovechan para deshacerse de productos que no se venden, lo que no siempre es un acierto. Timesheller y Calimacil tienen este tipo de política comercial.
• Saldos y liquidaciones: esto parece algo muy evidente, pero en la práctica no lo es tanto. Hasta hace poco, las tiendas trataban de vender sus productos con un buen margen aunque tardaran mucho tiempo. Personalmente me parece más interesante tener una sección de saldos y todos los años sacar del almacén aquellos artículos que lleven unos 12 meses sin moverse a un precio muy rebajado. No está la economía como para esperar que los posibles clientes gasten grandes cantidades de dinero, así que realizar saldos periódicos es una buena forma de recuperar el dinero invertido en comprar productos que no se venden tan bien. Efeyl tienda sigue esta política con artículos puntuales, Timesheller también, Dein larp shop también, y sobre todo Mytholon con unas secciones permanentes bien nutridas. Este sistema de venta permite que aquellos clientes con menos presupuesto se animen más a comprar.
• Programas de fidelización: esto supone instaurar un sistema en el que el cliente va acumulando puntos a medida que hace compras. Estos puntos se pueden cambiar a posteriori por otros artículos, descuentos o promociones. Si se dispone de tienda online debería ser fácil de establecer y da un seguimiento muy bueno de los hábitos de los clientes y de los artículos más vendidos. La contrapartida de este método es establecer bien el sistema de recompensas para los puntos, es decir, cómo y cuántos puntos se obtienen por cada compra, y cómo y porqué se pueden intercambiar. Hace unos años conocí una tienda polaca de Larp que entre las recompensas incluía la eliminación de los gastos de envío, sencillo y atractivo. Por el momento Calimacil tiene en marcha un sistema de puntos, aunque aun es una beta, esperamos que aparezcan pronto los regalos que se pueden intercambiar por los puntos.
• Coorganización de eventos: quizá este sea el menos explorado de los modelos de patrocinio y ventas, pero existe en Europa. La idea sería que la empresa que vende productos para Larp, participe en la organización de eventos. Bien por cuenta propia, bien en colaboración con asociaciones, los vendedores de productos para rol en vivo y Larp deberían promover la organización de eventos. La ecuación es muy sencilla, si organizo eventos atractivos, aumentará el numero de jugadores en general, aumentará el número de potenciales clientes, y probablemente también las ventas. Además, se pueden aplicar distintas herramientas de patrocinio y venta con mayor facilidad: stand de venta, entrega en mano con el ahorro en los gastos de envío, descuentos a los participantes o en las inscripciones, packs de material para el evento, gestión de las inscripciones a través de la tienda online... En general, organizar eventos es la forma más directa de llegar al cliente potencial y de crear nuevos clientes. No olvidemos que como vendedores también debemos dar a conocer nuestro producto para crear nuevos aficionados y posibles clientes.
• Patrocinio de tipo deportivo: esto se refiere a la clásica publicidad impresa en camisetas y carteles. No se puede aplicar a los eventos de rol en vivo o Larp, pero si a los torneos de softcombat y jugger, especialmente a estos últimos. En cualquier otro deporte podemos ver publicidad de empresas en las camisetas, pues esto es extensible por ejemplo a las camisetas de los equipos de jugger e incluso a las camisetas de la organización del evento. Esta fórmula es mucho más limitada en alcance y efectividad.

Por qué cuesta tanto que funcionen las tiendas españolas?
En general desde hace años hemos visto nacer y desaparecer a diferentes tiendas dedicadas al Larp en nuestro país. Supongo que las razones pueden ser de lo más diversas, pero si que he podido observar algunos rasgos comunes.

El mercado nacional es relativamente pequeño. Aunque tengamos bastantes aficionados, no son tantos como en otros países europeos, lo que hace difícil mantener un nivel de ventas que permita ganarse la vida.

Además, la cultura de la fabricación casera está muy arraigada, y aunque nadie compare costes, existe una idea generalizada de que hacerse las armas, armadura y atrezzo es más económico que comprarlo. En el caso de aquellos que fabrican por hobby lo puedo entender, pero en general sólo es más económico si fabricas en cantidades determinadas, y si no cuentas las horas de trabajo como un coste.

La situación económica actual va a hacer que se destine menos renta al ocio, y nuestro sector será uno de los primeros afectados. Y cuanto menos se compre, menos ingresan los vendedores, lo que reduce también su renta, y se aprovisionan menos o suben los precios, lo que a su vez reduce la oferta y la competitividad y, por tanto, las ventas (y así en una espiral destructiva).

Los gastos de envío no son nada baratos. Paradójicamente a veces sale más barato enviar un paquete desde Alemania que desde dentro de España. Esto puede deberse a que no hay un volumen suficiente de envíos como para negociar buenas condiciones con las agencias.

Los precios no siempre son competitivos. Desgraciadamente las tiendas españolas no tienen buenos precios: porque no tienen buenas condiciones de compra, porque tienen gastos altos, porque quieren ganar más... Pueden ser muchas cosas, pero estoy seguro de los dos primeros por experiencia propia. Una vez compramos un par de naginatas de Epic Armoury, y nos cobraron el precio de tarifa con un 5% de descuento, pero cuando pedí la factura me añadieron el 18% de IVA a dicho precio, así que pagué como un 10% más que si lo hubiera comprado en Alemania; como nos ahorramos los portes la cosa quedó parecida. La tienda ya no existe, tranquilos.

Falta de stock. Es muy difícil saber lo que se va a vender con un mercado tan reducido y variado, por lo que es un riesgo enorme "estockar" mucho material, que no sabes ni cuándo va a salir ni si se va a vender. Esto es una gran inversión de dinero, y sinceramente el dinero es algo escaso y más aun hoy en día.

Quizá una forma de solventar el tema de precios y stock fuera negociar algún tipo de contrato de exclusividad para toda la península o algún tipo de depósito, aunque no creo que los fabricantes estén por la labor.

Desconfianza. No nos fiamos de las tiendas, necesitamos referencias, y para eso alguien debe ser el primero. Sin embargo confiamos más en las tiendas extranjeras. Supongo que es una cuestión cultural, porque en este país es deporte nacional coger el dinero y correr. Para los que no lo conozcan, esto es exactamente lo que pasó con la tienda Mundo-Ocio: como tenían plazos de entrega largos y se pagaba por adelantado (el empresario tampoco se suele fiar), siguieron cogiendo pedidos durante un tiempo sin servir ningún material, dando largas a los clientes, y de repente desaparecieron, cerraron el local y dejaron a un montón de gente sin dinero ni material. Con casos así es muy difícil para las demás tiendas realizar ventas.

Y los gestores no siempre saben sobre ventas y marketing. Las ganas e ilusión, o el dinero ayudan, pero a largo plazo necesitamos trabajo, conocimiento y eficiencia en nuestras acciones comerciales. Y eso lo digo con conocimiento de causa, porque ya he pasado por un caso similar teniendo que cerrar mi propia empresa con sus correspondientes perdidas.

Concluyendo

Es evidente que no soy la persona más experimentada del mundo, pero creo que estas líneas pueden servirnos a todos, tanto clientes como tiendas o proveedores, para asentar el sector comercial del rol en vivo y hacerlo más viable.
Si creéis que estoy equivocado o que me dejo algo o tenéis alguna idea o experiencia que compartir, no dudéis en comentarlo, porque a alguien le podría venir bien y resultarle de ayuda, porque yo así lo espero.